Mitä työn muotoilu on?

Työn muotoilu (job design) tarkoittaa muutosta työn organisoinnissa. Tavallisin työn muotoilun tapa on lisätä tai vähentää työntekijän tehtäviä (esim. lisätä tai vähentää siistijän siivottavia kohteita). Toisaalta tehtävien vaativuustasoa voidaan nostaa tai laskea (esim. asettamalla työntekijä esimiesasemaan tai antamalla työntekijän vastuulle aiempaa laajempi työprosessi).

Yksilöllistä työn muotoilua on ns. mukauttaminen. Se tarkoittaa muutosta työtehtävissä tai työympäristössä silloin, kun jokin sairaus, vamma tai muu häiriö haittaa työssä selviytymistä. Se voi tarkoittaa vaikkapa apuvälinettä, lisävalaistusta tai työajan muutosta.

Mukautukset lisäävät yhdenvertaisuutta. Mukaustusten avulla työntekijöillä on samanlaiset edellytykset onnistua työssään.

Työn muotoilua on myös ns. tuunaus, jonka tarkoituksena on lisätä työn imua. Silloin tehtäviä muokataan vaikkapa tekijänsä yksilöllisten taitojen, osaamisen ja mieltymysten mukaan.

Ratkon työkaluilla kaikki edellä mainitut työn muotoilun tavat mahdollistuvat. Sivuilta löydät välineitä työn muotoiluun, niin uuden tehtävän luomiseen kuin vanhojen muokkaamiseen.

Mitä työn muotoilu on Ratkossa?

Ratkossa työn muotoilu voi tarkoittaa kaikkia edellä kuvattuja tapoja.

Työnkuvan rakentamiseen kuuluu RATKOssa neljä vaihetta:

  1. Tehtävänkuvien pilkkominen osatehtäviksi
  2. Ydintehtävien ja täydentävien/ avustavien tehtävien jaottelu
  3. Uuden tehtäväkokonaisuuden koostaminen
  4. Työyhteisön osallistaminen prosessiin sisältyy koko prosessiin.

Tarkemmat ohjeet vaiheiden toteuttamiseen löydät Työn muotoilun Ratko-työkaluista.

Miksi osallistaa työyhteisö muotoiluun?

tyon_muotoilu_1Työtehtävien muotoilu vaikuttaa usein koko työyhteisön työnjakoon. Siksi on tärkeää ottaa henkilöstö mukaan Ratko-prosessiin.

Osallistaminen tarkoittaa sitä, että jokainen pääsee vaikuttamaan itseään koskeviin päätöksiin. Se kannattaa! Tässä pari hyvää asiaa, jota osallistaminen tuottaa:

  • Henkilöstö tuntee parhaiten tehtävänsä. He tietävät, mistä tehtävistä on järkevää luopua ja lähteä rakentamaan uutta työnkuvaa.
  • Mukana oleminen lisää sitoutumista – tässä tapauksessa työn jaon muutokseen ja mahdollisen uuden työtoverin vastaanottamiseen.

RATKOn työvälineet tarjoavat henkilöstölle välineen ja ajan pohtia omaa työtään uudesta näkökulmasta laajemminkin. Prosessi on työn kehittämistä.

 

Henkilöstön rinnalla, tai jopa ennen henkilöstöä, on myös haettava johdon sitoutuminen. Se luo pohjan ja uskottavuuden asialle. Ilman johdon siunausta ja sitoutumista on myös vaikea viedä rekrytointeja lävitse.

Miksi uuden työn muotoiluun kannattaa satsata?

Ratkon muotoiluvälineiden avulla teillä on työpaikallanne käytössä valmis, uusi työnkuva (tai työnkuvia), johon voidaan rekrytoida uusi työntekijä, työkokeilija tai ottaa vaikkapa työssäoppija. Kun tehtävä ja sen tavoite on mietitty työyhteisössä etukäteen, on uuden työntekijän helppo tulla ja työyhteisön helppo vastaanottaa ja perehdyttää. Siten on helpompi arvioida myös soveltuvuutta tehtävään, niin työnhakijan itsensä kuin rekrytoijankin.

Myös muiden työntekijöiden työnkuvat muokkautuvat, ts. tuunautuvat prosessin aikana. Joiltakin osin oma työ kenties kevenee, jolloin on mahdollisuus lisätä työhön jotain sellaista, jota siihen ei ole mahtunut aiemmin. Työnjaossa voi tapahtua pienempää tai suurempaa uudelleenorganisoitumista.

Arviointimenetelmä muotoilussa

RATKO-mallissa voidaan käyttää myös IMBA-Melba- arviointimenetelmää. Se on tarkoitettu sekä työn vaativuuden että työntekijän taitojen arvioimiseen. Menetelmällä voidaan verrata työn vaativuutta ja tekijän taitoja ja arvioida niiden yhteensopivuutta, mutta soveltuvuuden arvioinnin lisäksi se on myös työn mukauttamisen väline.

Menetelmän käyttäminen vaatii koulutuksen. Pääset tutustumaan IMBA-Melba -menetelmään ja koulutukseen tarkemmin tästä.