Työyhteisön osallistaminen

 Työyhteisön mukaan ottaminen on oleellinen osa Ratkon periaatetta. Sen varmistamiseksi prosessi tarvitsee vetäjän ja vastuuhenkilön, joka osallistaa työyhteisön ja luotsaa työn muotoilun maaliin. Vetäjää voidaan kutsua fasilitaattoriksi.

Prosessin vastuuhenkilö voi olla esimies, kuka hyvänsä työyhteisön jäsen tai ulkopuolinen Ratko-asiantuntija. Fasilitaattorin tehtävänä on pitää huolta siitä, että kaikkien näkemykset huomioidaan, työryhmä etenee kohti tavoitetta ja pysyy aikataulussa.

Fasilitaattorina kerrot ensin henkilöstölle Ratkon ideasta. Uuden asian jalkautuminen työpaikalle vaatii yhdessä pureskelua. Niin myös Ratko. Pienimuotoisuudessaankin tiedon kulku ja keskusteleminen auttavat rakentamaan työpaikan yhteistä ymmärrystä siitä, miten Ratko voisi hyödyttää koko työyhteisöä.

Sopikaa jo alussa, kuka osallistuu mihinkin vaiheeseen. Jotkin asiat hoituvat yhteisellä tiedottamisella vaikkapa viikkopalaverissa. Henkilöstön aktiivista panosta vaativat puolestaan työpajat, joissa muotoilette uutta työtehtävää.

Vinkkejä Ratko-fasilitaattorille

Kun toimit fasilitaattorina, oma roolisi on erilainen kuin muiden kokoukseen tai työpajaan osallistujien. Vedät kokousta tai työpajaa, mutta et esiinny johtajana, puheenjohtajana, valmentajana tai kommentoijana.

  • Tehtäväsi on luoda työryhmän työskentelylle hyvät puitteet ja rakenteet. Keskity siihen!
  • Anna tilaa kaikkien työryhmän jäsenten mielipiteille, ideoille ja puheelle.
  • Jos työryhmässä tai kokouksessa on paljon osallistujia, jaa ryhmää tehtävien ajaksi. Käytä vaikkapa Me-We-Us –menetelmää: anna osallistujien pohtia ensin asiaa yksin ja sen jälkeen parina tai pienemmissä ryhmissä. Lopuksi tulokset kootaan vielä yhdessä. Tällöin kaikki pääsevät osallistumaan ja jokaisen ideat tulevat esiin.

Valmistautumisesta

  • Selvitä työpajoihin osallistujat hyvissä ajoin. Kokemuksemme mukaa esimiehen on hyvä olla mukana Ratko-mallin työpajoissa, ellei toisin sovita.
  • Sovi aikatauluista osallistujien kanssa.
  • Varaa työryhmälle sopiva tila.
  • Kokoa tarvittavat työvälineet (fläppitaulu, tussit, post it –laput ja maalarinteippi riittävät usein).
  • Suunnittele ajankäyttö – miten kauan mihinkin vaiheeseen voidaan käyttää aikaa? Merkkaa ajat itsellesi ylös.
  • Ilmoita osallistujille aika, paikka ja aihe vielä hyvissä ajoin etukäteen.

Työpajan kulusta

  • Käy alussa lävitse työpajan kulku: mikä on pajan aihe ja miten se etenee. Voit kirjoittaa vaikkapa numeroidun asialistan tai piirtää vaiheet yksinkertaisin kuvin. Pidä huolta siitä, että kaikki tietävät, miksi paja järjestetään.
  • Sovi työpajan osallistujien kanssa alussa yhteisestä tavoitteesta: Mihin meidän pitäisi tässä työpajassa tänään päästä? Kirjaa tavoite esimerkiksi fläppipaperille ja pidä se näkyvissä koko työpajan ajan.
  • Anna työskentelyohjeet yksi kerrallaan. Korosta, että ensin kuunnellaan ohjeet, jonka jälkeen alkaa työskentely. ”Seuraavaksi ryhmitellään tehtäviä. Kohta menette fläppipapereiden ääreen. Voitte alkaa siirrellä post it –lappuja….” Kerro osallistujille, kuinka paljon tehtävään on käytettävissä aikaa. Muistuta ajan päättymisestä jonkin verran ennen kuin tehtävä täytyy lopettaa.
  • Kirjaa yhdessä puhuttuja asioita ”kollektiiviseen muistiin” fläppipaperille.
  • Palaa tavoitteeseen lopussa: Pääsimmekö siihen, mihin meidän piti päästä? Olemmeko tyytyväisiä?
  • Päättäkää lopuksi, miten pajan jälkeen jatketaan! Sopikaa aikatauluista ja työnjaosta! Tämäkin on hyvä kirjata yhteiseen muistiin fläppipaperille.