Työn pilkkominen

postit

Muistatko, mitä kaikkea työviikkosi tai -kuukautesi aikana ehditkään tehdä? Entä tiedätkö, mitä työtoverisi tekevät – vai luuletko vain tietäväsi? Työn pilkkominen eli analyysi on Ratkon perustyökalu, joka auttaa myös hahmottamaan, mihin työaika kuluu.

Työn muotoilun pilkkomisvaiheessa henkilöstö purkaa työtehtävänsä osiin. Kun palat on eritelty, löydetään tehtävävaiheita, joista voidaan koota uusi kokonaisuus.

 

paperille
Pilkkomisen tuloksena syntyy piirretty mind map tai post it -lappujen ryhmittely tai teksipohjainen listaus omasta työstä. Näiden tarkasteleminen työyhteisön kesken avaa  myös silmät näkemään, tehdäänkö työpaikalla päällekkäisiä töitä. Voi olla, että eri työtä tekevät painivatkin samojen rutiinien kimpussa. Niistä voidaan ehkä luoda työnkuva jollekin muulle. Joskus saattaa riittää, että töitä jaetaan hiukan eri tavoin työyhteisön kesken.Työn pilkkominen voidaan tehdä myös listaamalla työtehtävät vaikkapa tietokoneella tekstitiedostoksi.

Miten tehdään?

Kun työtehtävän pilkkominen tehdään mind mappinä, tarvitset ison, mieluiten A3-kokoisen- tai fläppipaperin. Laita tehtävänimikkeesi keskelle paperia ja lähde jaottelemaan työsi ensin tehtäväkokonaisuuksiin. Jatka palastelemalla aina pienempiin ja tarkempiin vaiheisiin.

mind-map

Ohjeita Ratko-fasilitaattorille

  • Ohjeista pilkkomistehtävä työyhteisön jäsenille niin, että voit selittää ja näyttää sen heille. Samalla he voivat kysyä ja tarkentaa tehtävänantoa.
  • Tehtävä voidaan tehdä joko yksin tai kaksin/ pienellä porukalla, jos ihmisillä on sama tai samankaltainen työ.
  • Voit pyytää tekemään pilkkomisen ennakkotehtävänä ennen yhteistä varsinaista uusien työnkuvien luomisen työpajaa. Se voi viedä aikaa tunnin, kaksi tai pidempäänkin, jos tehtävä halutaan pilkkoa huolellisesti.
  • Muita vaihtoehtoja: a) tehdään yhteisessä työpajassa tai muussa tapaamisessa tai b) kukin tekee vaikka viikon kahden ajan oman työhuoneensa seinälle tai yhteiseen tilaan post it -lappuja käyttämällä miellekartan.
  • Monilla työpaikoilla on valmiita kirjallisia työnkuvauksia. Niitä voi käyttää harkinnan mukaan pohjana pilkkomisessa, mutta älkää jääkö kiinni niihin. Kuvaukset eivät useinkaan vastaa sen hetkistä arkipäivän todellisuutta: ne eivät sisällä kaikkia työvaiheita (etenkään rutiini-/avustavia (valmistelevia/ viimeisteleviä tehtäviä) ja usein ne ovat jääneet päivittämättä.